차량유지비, 이렇게 처리하면 과태료 대상?

무심코 지급 처리한 차량유지비, 잘못 처리하면 과태료 대상이라는 점을 알고 계셨을까요? 오늘은 이 놀라운 주제에 대해 말씀드릴게요.

1️⃣ 자가운전보조금을 받는 직원이, 차량유지비까지 회사에 청구하네요

2️⃣ 그렇다면 회사는 이런 불이익을 받아요

3️⃣ 그랜터에서는 과태료를 이렇게 예방할 수 있어요

⚠️ 자가운전보조금을 받는 직원이, 차량유지비까지 회사에 청구하네요

급여에 자가운전보조금이 포함되어 있는데, 출장 시 사용한 차량유지비를 실비로 지급받는 직원이 있나요? 혹은 법인카드로 차량 유류비를 결제하나요? 이런 경우, 중복 혜택으로 분류되어 과태료 대상이 될 수 있다는 점! 😱 자차가 있으면 실제 업무 사용 여부와 무관하게 관행적으로 자가운전보조금을 지급하는 회사들도 많아서 놀라셨을 텐데요.

✔️우선 자가운전 보조금에 대해 간략히 설명드릴게요

🚗자가운전 보조금

✔️자가운전보조금 활용의 장점

영업, 출장 등의 업무에 직원이 자차를 사용하는 경우 근무자는 자가운전보조금을 비과세 처리 받고, 회사는 업무용 차량을 추가로 구비하지 않아도 되어 모두에게 이득인데요. 짧게 정리해 보면 이렇다고 할 수 있어요.

🙎🏻‍♂️ 직원

자가운전보조금을 매월 급여에서 비과세 처리 받으니, 4대보험과 소득세도 그만큼 덜 내고 좋아!

🏬 회사

직원 소득이 적게 신고돼서, 4대보험 사업자 부담분이 줄어드네!

자차를 업무에 활용한다고 하니, 법인 차량을 추가로 구비하지 않아도 되겠어!

이 자가운전보조금은 회사에서 제공하는 ‘실비변상적’금액입니다.

🏬 일할 때 너의 차량을 사용해 줬으니 고마워! 매월 수당을 지급해 줄 테니, 통행료나 유류비 등 차량 유지에 쓰이는 비용은 이 안에서 처리하도록 해

이런 개념인 것이죠. 그래서 이 수당을 받는 사람은 자차를 활용해서 업무를 볼 때 회사에 차량유지비를 청구할 수 없다고 해요. 하지만 이 부분이 잘 지켜지지 않는다면?

💥그렇다면 회사는 이런 불이익을 받아요

😥 이때까지 자가운전보조금, 차량유지비 실비 지급을 모두 해줬는데, 어떡하지?

😟 실수로 유류비 청구한 걸 결재 처리해버렸어

이런 경우, 발생할 수 있는 문제점을 알아볼게요.

✅아래 내용은 그랜터 담당자가 국세청 세무 상담을 통해 직접 확인한 내용들이에요! (2024.08.19)

❓자가운전보조금을 받는 직원이, 차량유지비 또한 회사에 청구해서 중복으로 혜택을 받고 있다는 사실을 세무서에서 어떻게 인지하나요?

👨🏻‍💼연말정산 지급명세서 신고 내역에 따라 실시하고 있습니다. 비록 사후적이긴 하지만, 세무조사를 실시할 때 자가운전보조금을 받는 인원과, 해당 인원이 차량 유지비를 청구한 회계 자료 내역으로 검증하는 방식입니다.

❓아하 그렇군요. 이런 경우 회사의 불이익에 대해 자세히 알고 싶어요.

👨🏻‍💼 아래와 같이 안내드립니다.

1️⃣ 가산세

→ 소득세, 지방소득세 가산세

지난 기간 동안 잘못 신고했던 원천세 신고분에 대한 가산세를 직접 계산해서 납부해야 합니다. (전액 회사 납부)

2️⃣ 4대보험

→ 4대보험 보수액 수정

해당 직원의 취득신고 월 보수액을 수정신고해야 합니다. 참고로 건강보험공단, 국민연금공단, 근로복지공단(고용, 산재보험)에 각각 연락해야 합니다. 혹은 다음년도 보수총액 신고를 통해 과소 납부한 4대보험료를 정산 납부해야 합니다. (회사, 근무자 부담 동반 상승)

✅2번 항목은 그랜터 담당자가 건강보험공단을 통해 직접 확인한 내용이에요! (2024.08.20)

3️⃣ 원천세 신고

→ 원천세 수정신고

자가운전보조금을 과세 처리하여, 매월 신고한 원천세 (소득세, 지방소득세)를 전부 수정신고해야 합니다.

→ 연말정산 재진행

만약 연말정산이 종료된 후라면, 해당연도 동안 당사자가 받은 자가운전보조금을 전부 과세 처리하고, 연말정산에서 감면받은 환급 세액을 재계산해야합니다. 이에 따라 원천세 환급 금액이 달라지니, 이 부분도 재신고가 필요합니다

에이 설마 세무서와 공단이 그렇게까지 알겠어? 하고 안일하게 생각할 수 있지만, 각 공단에서는 매년 11월, 국세청으로부터 자료를 연계 받아요. 이때 받은 지급명세서와 4월 보수총액 신고 결과를 대조해서, 신고한 보수총액과 차이가 나는 인원들을 회사로 확인 요청하는 작업을 하고 있어요.

직원이 청구한 차량유지비를 결재한 번 잘못해줬다가 골치 아픈 일이 발생할 수 도 있다는 점을 유의해야 해요. 상상만으로도 머리가 복잡해지실 텐데, 그렇다면 어떻게 방지할 수 있을까요?

🌈 그랜터에서는 과태료를 이렇게 예방할 수 있어요

이미 자가운전보조금을 받는 것으로 연봉 계약을 완료해버렸다면, 차량유지비 청구 내역 관리, 법인카드 결제 내역 관리 등 사후 처리가 매우 중요하다고 할 수 있어요. ✅담당자분들께서 이 문제를 어떻게 해결할 수 있을지, 또 ✅그랜터는 담당자분들을 어떻게 도와드릴 수 있을지 말씀드릴게요.

1️⃣ 사내 규정 신설

자가운전보조금 수급 조건과 차량유지비 청구 가능 조건에 대한 명확한 내부 규정을 만들고, 직원들이 알 수 있도록 공지해 주세요. 그러면 업무용으로 자차를 사용하는 직원들이 혼동하지 않을 것 같아요.

✔️여기부터는 그랜터가 도와드릴 수 있어요

2️⃣ 사용 내역 검토 / 승인 절차 강화

자가운전보조금을 받는 직원이 차량유지비 청구 결재를 올린다면, 사유를 달아 반려해서 기록을 남겨주세요.

[업무] 탭 → 결재 / 승인 대기함의 결재문서 반려

승인거절함에서 확인

혹은, 아래와 같이 법인카드로 차량유지비를 결제한 직원들을 확인할 수도 있어요.

[분석]탭 → 분류 / 귀속년도 기간 설정 → 차량유지비 클릭

해당 결제 내역 사용자 확인

3️⃣ 급여 수정

직원의 차량유지비 청구에 대한 결재가 끝났거나, 법인카드로 차량유지비를 결제해버렸다면 이 방법으로 진행해 주세요. 해당 월 급여 지급 시 자가운전보조금 부분을 과세 처리 후, 소득세를 원천징수해서 신고해 주세요.

[업무]탭 → 급여작성 / 비과세급을 기본급에 포함하여 계산

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오늘은 직원이 청구하는 차량유지비를 적법하게 처리해야 하는 필요성과, 자가운전보조금과의 중복 혜택 발생 시 회사에 발생할 수 있는 피해에 대해 알아봤어요. 가산세는 물론, 이를 바로잡기 위한 뒤처리마저 매우 번거롭게 느껴지는데요. 그랜터의 다양한 기능들을 활용해서, 문제를 예방해 보는 건 어떠실까요?